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信息系统和数据系统的区别

《信息化不等于数据化》系列之一

大数据时代,一切业务都将数据化,企业信息系统在原有的信息采集、统计汇总和报表报告的基础上有了进一步的升级。很多企业的老板都会认为,我已经投入巨额资金建立了信息化,我就已经数据化了,我的企业就已经是数据化企业了,其实这是一个误区。本文将探讨信息化和数据化的区别。

什么是信息化?信息化就是企业通过IT技术,为了规范管理,采集业务流程中的各种数据,并通过统计汇总成各种报表,呈现给业务流程节点中需要的岗位,以便用于管理决策。信息化在中国已经普及了20年,期间,很多企业投入巨资建设了信息系统,也有很多企业的信息系统从单一的财务记账系统、OA办公自动化系统、CRM客户关系管理系统、HRM人力资源管理系统、MIS生产管理信息系统等过度到了整合的信息系统,如ERP系统等。然而,虽然有了这么多信息系统,但距离我们数据化的要求还有一定的距离,信息系统需要升级改造才会成为我们数据化所需要的数据系统。

那么,什么又是数据系统呢?数据系统就是基于企业经营和管理的业务需求,整合企业内外部的数据资源,关联并统筹这些资源,为业务决策提供数据分析、数据挖掘和数据应用的系统。该系统是从业务需求出发,以数据分析和数据挖掘算法为手段,以信息系统和内外部采集和整合的数据作为基础的。从这个观点来看,数据系统是离不开信息系统的,但原有的信息系统又不能完全替代数据系统。

下面我们详细列举一下这两个系统的差异。

首先,缘起的目的不同
信息系统起源于对业务流程的梳理、固化,基于业务流程管理需要采集数据、统计汇总数据,也在做些数据分析报表的工作。但因其起源于业务部门需求,所以主要以满足业务流程管理为核心目的。
数据系统则起源于企业经营和管理决策的需求,通过整合内外部数据资源,为管理决策提供数据分析和挖掘。所以,数据系统以满足企业经营和管理决策为目的,也会因为业务需要,整合和改造业务流程,实现商业模式或者经营模式的变革。信息系统的建设为数据系统获取内部数据资源奠定了很好的基础,但在外部数据的采集上数据系统需要重新设计。

其次,规划建设的主体不同
由于信息系统缘起于业务流程需要,一般情况下也由业务部门或者职能部门主导,以满足业务部门或者职能部门的流程管理需要为主。财务记账软件系统,则由财务部主导实施和使用;生产管理系统由生产部门主导实施和使用;HRM由人力资源管理部门主导实施和使用,CRM由客户管理部门主导实施和使用。由此可见,企业组织的科层制特征,让信息系统形成天然的孤立系统,各信息系统之间因为业务领域、职能领域、责任范围的问题,相互并不需要互联,甚至是相互割裂的。此外,不同的信息系统采用不同的技术架构、不同的数据库、不同的软件开发,也宿居在不同的服务器上,这也容易形成“数据孤岛”现象。

数据系统因为起源于企业整体的经营和管理决策需求,以数据分析和数据挖掘为手段,而各种数据源之间只有关联起来,数据价值才能更好地发挥,所以数据系统具有天然的关联性和整合性。所有的数据分析和数据挖掘是为企业的经营和管理决策服务的,这就决定了数据系统的主导部门应该是CEO或者总裁,甚至是董事长,是一把手工程。这个一把手可以授权给一个独立的、可以跨部门协调和管理的部门,如企划部、战略规划部,甚至就是独立的数据中心部门,他们有权限跨越原有的信息系统的职能划分,能够访问到财务记账系统中的财务数据、能够访问到HRM系统中的人力资源数据,能够访问到CRM系统中的客户数据,能够整合各个数据源头从而形成关联整合的数据集。

第三,实现的功能不同
好的信息系统应该为业务流程服务,满足业务部门的管理需要,要求的是流程的完整性,信息记录的准确性和及时性,能够为业务部门的管理提供他们所需要的信息。信息系统所提供的功能是数据的统计汇总和报表呈现。财务记账系统能够核算出三张财务报表,生产系统能够统计出投工、投料、产量和交期;HRM系统能够核算人工、统计人头、核算并发放工资,形成人事管理报表。这是对信息系统的要求。
数据系统则不同,数据系统是为了深入分析问题根源、为了挖掘数据背后体现的商业逻辑和管理规则,我们需要整合各种数据和信息资源,形成完整的全景图。以一个市场的数据分析为例,我们需要结合外部市场环境、竞争对手信息、供应链的上下游数据来做出更加具有见地的分析,而孤立数据的分析往往是浅显的。为了更好地分析和挖掘数据背后的商业逻辑、市场规则和经营诀窍,我们需要整合内外部数据;对企业内部,我们也需要整合各个系统的数据,将这些数据关联起来形成全流程可追溯的数据体系,我们才能够更好地深度分析和挖掘数据,数据的关联程度越高,我们的数据分析和挖掘越有价值。

我们举个例子来理解信息系统和数据系统要求的差异。
比如,一个产品在客户那里出现问题,遭到客户的投诉,我们可以通过CRM的数据查看是服务的问题还是产品质量的问题?如果是产品质量的问题,是终端、渠道、供应链上出现的质量问题还是生产过程中出现的质量问题?如果生产过程中出现的问题,那么我们的出厂检验记录是否通过了?谁检验的?为什么不合格的产品会出厂?是检验标准的问题还是我们检验员的问题?如果是检验标准的问题,我们还需要进一步研究如何改变标准,减少这种投诉。另外,生产中的问题,是人员操作的问题、工艺设计的问题、设备的问题、还是零部件供应商供应了不合格的部件?如果是供应商供应的零部件出现质量问题,是检验的问题还是部件标准的问题?还是供应商的问题?是人的问题还是系统流程的问题?如果是人的问题,那么管理者在管理上是否有问题?制度和流程是否有问题?员工培训是否有问题?员工招聘是否有问题,…,有了系统关联的数据,我们可以从CRM查找问题,一直查找到MES,再查找到HRM,甚至查找OA系统,最后我们财务会得出一个核算,如果这个问题不解决,我们会有多少的损失,如果这个问题解决,我们需要投入多大的人财物力。

第四,运维人员能力要求不同
这是两者最明显的差异。信息系统的维护需要IT硬件和软件人员,包括软件工程师、程序员、网络管理员、数据库管理员和硬件工程师。对这些人员的要求主要是能够组装电脑、搭建网络、维修硬件,能够编写程序、管理代码、架构数据库。

数据系统则在信息系统维护团队的基础上,还需要增加数据分析师、数据科学家,他们是算法工程师、是具有丰富业务管理经验的管理者,需要懂得社会学、管理学、经济学,需要熟悉各职能领域,从而能够从数据背后挖掘出商业洞察。

以上是我总结的信息系统和数据系统的差异,当然,信息系统和数据系统不是对立的,数据系统本身就是信息系统的升级,没有信息系统,就不会有数据系统,而原有的信息系统,无法满足大数据时代对数据系统的要求,需要升级、改造和整合。

2016年10月21日

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